L’automatisation des documents dans le secteur juridique est une tendance croissante dans la profession juridique qui transforme la façon dont les avocats gèrent les dossiers, les documents et les tâches quotidiennes. Cette révolution technologique améliore l’efficacité, réduit les coûts et permet aux professionnels du droit de se concentrer sur des tâches stratégiques à forte valeur ajoutée .
Les défis de la création manuelle de documents
Créer des documents tels que des textes dans Word ou des présentations dans PowerPoint semble simple, mais dans une entreprise, cela peut devenir compliqué à grande échelle. Chaque détail de conception et de contenu consomme du temps, un temps qui pourrait être économisé en utilisant des modèles et des outils intelligents.
En fait, 62 % des travailleurs perdent du temps à recréer du contenu qui existe déjà mais qu’ils ne trouvent pas facilement. De plus, 69 % se tournent vers Google pour rechercher des ressources d’entreprise, telles que des logos, ce qui conduit à l’utilisation de documents obsolètes ou inappropriés.
Avec des défis tels que des exigences de marque déroutantes et des processus d’approbation longs, il n’est pas surprenant que 94 % des employés voient des erreurs dans le contenu « terminé ».
Quels documents peuvent être automatisés ?
Dans le domaine juridique, l’automatisation des documents peut jouer un rôle crucial dans l’amélioration de l’efficacité et de la précision dans la gestion de plusieurs types de documents. Détaillons quelques types de documents :
Contrats : La création et la révision des contrats peuvent être automatisées à l’aide de modèles automatiquement renseignés avec des données spécifiques au client ou au cas, réduisant ainsi le temps de préparation et les erreurs humaines.
Formulaires juridiques : De nombreux formulaires juridiques, tels que ceux utilisés pour les pétitions, les demandes et les dossiers, peuvent être pré-remplis avec des informations pertinentes sur le client ou le dossier, ce qui simplifie les procédures juridiques et réduit les visites dans les bureaux gouvernementaux.
Documents de litige : les documents liés aux litiges, tels que les poursuites, les réponses aux poursuites et autres actes de procédure, peuvent être créés à l’aide d’outils d’automatisation pour garantir la cohérence et l’exactitude des formats juridiques requis.
Correspondance juridique : les lettres, notifications et autres communications standard peuvent être automatisées avec les informations sur le client et le dossier, permettant aux avocats et aux parajuristes de se concentrer davantage sur le contenu spécifique de chaque dossier.
Comprendre la technologie derrière l’automatisation des documents
Microsoft Word offre des fonctionnalités d’automatisation de base via des macros qui permettent aux utilisateurs de créer des modèles et d’enregistrer des séquences d’actions. Cependant, pour une automatisation plus avancée, l’utilisation d’un logiciel spécifique d’automatisation de documents est recommandée .
Ce type de logiciel fournit des fonctionnalités avancées pour générer des documents personnalisés et s’intègre efficacement aux systèmes de gestion des processus métier (BPM) et aux référentiels de contenu, facilitant l’automatisation complète des processus métier, de la création de propositions aux contrats.
Une fonctionnalité remarquable est la fusion de données provenant de sources externes telles que des systèmes CRM et des bases de données pour remplir dynamiquement des modèles, garantissant ainsi l’exactitude sans intervention manuelle. De plus, ces systèmes incluent souvent une logique conditionnelle, adaptant automatiquement le contenu en fonction de critères spécifiques pour personnaliser davantage le processus.
Cas d’utilisation
Contexte : Un cabinet d’avocats gère des centaines de contrats par mois, notamment des contrats de travail, des accords de confidentialité, des contrats de service, etc. Chaque contrat doit être personnalisé avec des informations spécifiques au client, examiné par plusieurs membres de l’équipe et enfin signé par les parties concernées. Ce processus, lorsqu’il est effectué manuellement, est sujet aux erreurs, prend du temps et nécessite un effort considérable de surveillance et de coordination .
Création automatisée de contrats
Modèles dynamiques dans Word : le bureau utilise des modèles Word stockés dans SharePoint. Ces modèles comportent des champs qui sont automatiquement remplis à l’aide de Microsoft Power Automate, qui extrait les données d’un système CRM dans lequel les détails des clients sont stockés.
Examen et approbation automatisés
Chemins d’approbation personnalisés : à l’aide de Power Automate, des flux de travail d’approbation sont établis où les documents générés sont automatiquement envoyés aux avocats pour examen. Les avocats reçoivent une notification par courrier électronique contenant un lien vers le document dans SharePoint.
Signature électronique et archivage
Intégration avec les outils de signature électronique : Une fois le contrat approuvé par toutes les parties nécessaires, il est automatiquement envoyé aux parties pour signature à l’aide d’un outil de signature électronique intégré à SharePoint.
Quelle est la prochaine étape ?
Bien que l’automatisation des documents puisse être nouvelle pour certains, pour d’autres, elle ne représente qu’un début.
Cette technologie a le potentiel de se développer considérablement lorsqu’elle est intégrée aux innovations émergentes telles que l’intelligence artificielle (IA) et l’apprentissage automatique, permettant le développement de systèmes complets pour l’automatisation intelligente des documents.
Ces systèmes utilisent l’IA pour améliorer l’assemblage de documents et la génération de contenu. De plus, lorsqu’elles sont combinées à l’automatisation des processus robotisés (RPA), les tâches documentaires sont encore optimisées, en les intégrant dans l’automatisation de processus commerciaux plus larges, ce qui se traduit par une plus grande productivité et une réduction du travail manuel .
Il est toutefois essentiel de continuer à garantir la protection des données et la confidentialité des documents , en mettant en œuvre des mesures de sécurité solides et en respectant les réglementations en matière de protection des données pour protéger les informations confidentielles et maintenir la confiance des clients et des parties prenantes.
