Automatización documental en el sector legal

La automatización documental en el sector legal es una tendencia en crecimiento a la profesión jurídica que está transformando la forma en que los abogados gestionan casos, documentos y tareas cotidianas. Esta revolución tecnológica está mejorando la eficiencia, reduciendo costes y permitiendo a los profesionales legales centrarse en labores estratégicas de alto valor.

Crear documentos como textos en Word o presentaciones en PowerPoint parece sencillo, pero en una empresa puede complicarse a gran escala. Cada detalle en el diseño y contenido consume tiempo, tiempo que se podría ahorrar utilizando plantillas y herramientas inteligentes.

De hecho, el 62% de los trabajadores pierde tiempo recreando contenido que ya existe pero que no puede encontrarse fácilmente. Además, el 69% recurre a Google en busca de recursos de la empresa, como logotipos, lo que lleva al uso de materiales obsoletos o inadecuados.

Con desafíos como requisitos de marca confusos y largos procesos de aprobación, no sorprende que el 94% de los empleados vea errores en contenidos «finalizados».

modern workplace gestor documenta

En el área legal, la automatización de documentos puede desempeñar un papel crucial para mejorar la eficiencia y la precisión en la gestión de múltiples tipos de documentos. Detallamos algunos de los tipos de documentos:

Contratos: La creación y revisión de contratos puede ser automatizada utilizando plantillas que se completan automáticamente con datos específicos del cliente o del caso, reduciendo el tiempo de preparación y los errores humanos.

Formularios legales: Muchos formularios legales, como los que se utilizan para peticiones, solicitudes y registros, pueden ser rellenados con información relevante del cliente o del caso, agilizando los procedimientos legales y reduciendo las visitas a las oficinas gubernamentales.

Documentos de litigio: Los documentos relacionados con litigios, como las demandas, las respuestas a demandas y otros escritos judiciales, pueden ser creados utilizando herramientas de automatización para asegurar la consistencia y precisión en los formatos legales requeridos.

Correspondencia legal: Las cartas, notificaciones y otras comunicaciones estándar pueden ser automatizadas con la información del cliente y del caso, permitiendo a los abogados y asistentes legales concentrarse más en el contenido específico de cada caso.

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Microsoft Word ofrece capacidades básicas de automatización mediante macros que permiten a los usuarios crear plantillas y grabar secuencias de acciones. Sin embargo, para una automatización más avanzada, se recomienda el uso de software específico de automatización de documentos.

Este tipo de software proporciona funcionalidades avanzadas para generar documentos personalizados y se integra eficazmente con sistemas de gestión de procesos empresariales (BPM) y repositorios de contenido, facilitando la completa automatización de procesos empresariales, desde la creación de propuestas hasta contratos.

Una característica destacada es la fusión de datos de fuentes externas como sistemas CRM y bases de datos para llenar plantillas dinámicamente, asegurando precisión sin intervención manual. Además estos sistemas suelen incluir lógica condicional, adaptando automáticamente el contenido según criterios específicos para personalizar aún más el proceso.

Contexto: Un despacho de abogados gestiona cientos de contratos al mes, incluyendo contratos de trabajo, acuerdos de confidencialidad, contratos de servicios, y más. Cada contrato debe ser personalizado con información específica del cliente, revisado por varios miembros del equipo, y finalmente, firmado por las partes relevantes. Este proceso, cuando se realiza manualmente, es propenso a errores, consume mucho tiempo y requiere un esfuerzo considerable de seguimiento y coordinación.

Creación automatizada de contratos
Plantillas dinámicas en Word: El despacho utiliza plantillas de Word almacenadas en SharePoint. Estas plantillas tienen campos que se completan automáticamente usando Microsoft Power Automate, que extrae datos de un sistema CRM en el que se guardan los detalles del cliente.

Revisión y aprobación automatizadas
Rutas de aprobación personalizadas: Utilizando Power Automate, se establecen flujos de trabajo de aprobación donde los documentos generados se envían automáticamente a los abogados para su revisión. Los abogados reciben una notificación por correo electrónico con un enlace al documento en SharePoint.

Firma electrónica y archivo
Integración con herramientas de firma electrónica: Una vez que el contrato es aprobado por todas las partes necesarias, se envía automáticamente a las partes para su firma utilizando una herramienta de firma electrónica integrada con SharePoint.

DT signature

Aunque para algunos la automatización de documentos puede ser una novedad, para otros sólo representa el comienzo.

Esta tecnología tiene el potencial de expandirse significativamente cuando se integra con innovaciones emergentes como la inteligencia artificial (IA) y el aprendizaje automático, permitiendo el desarrollo de sistemas completos para la automatización inteligente de documentos.

Estos sistemas utilizan la IA para mejorar el montaje de documentos y la generación de contenido. Además, al combinarla con la automatización robótica de procesos (RPA), se optimizan aún más las tareas documentales, integrándolas en la automatización de procesos empresariales más amplios, lo que resulta en una mayor productividad y reducción del trabajo manual.

Sin embargo, es crucial seguir asegurando la protección de los datos y la privacidad documental, implementando fuertes medidas de seguridad y cumpliendo con las normativas de protección de datos para proteger la información confidencial y mantener la confianza de clientes y stakeholders.

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