L’automatització documental al sector legal és una tendència en creixement a la professió jurídica que està transformant la manera com els advocats gestionen casos, documents i tasques quotidianes. Aquesta revolució tecnològica està millorant l’eficiència, reduint costos i permetent als professionals legals centrar-se en tasques estratègiques d’alt valor.
Els reptes de la creació manual de documents
Crear documents com textos en Word o presentacions en PowerPoint sembla senzill, però en una empresa pot complicar-se a gran escala. Cada detall en el disseny i contingut consumeix temps, temps que es podria estalviar fent servir plantilles i eines intel·ligents.
De fet, el 62% dels treballadors perd temps recreant contingut que ja existeix però que no pot trobar fàcilment. A més, el 69% recorre a Google per cercar recursos de l’empresa, com logotips, cosa que porta a l’ús de materials obsolets o inadequats.
Amb desafiaments com requisits de marca confusos i llargs processos d’aprovació, no sorprèn que el 94% dels empleats vegi errors en continguts “finalitzats”.
Quins documents es poden automatitzar?
A l’àrea legal, l’automatització de documents pot jugar un paper crucial per millorar l’eficiència i la precisió en la gestió de múltiples tipus de documents. Detallem alguns dels tipus de documents:
Contractes: La creació i revisió de contractes pot ser automatitzada utilitzant plantilles que es completen automàticament amb dades específiques del client o del cas, la qual cosa redueix el temps de preparació i els errors humans.
Formularis legals: Molts formularis legals, com els que s’utilitzen per a peticions, sol·licituds i registres, poden ser preomplerts amb informació rellevant del client o del cas, cosa que agilitza els procediments legals i redueix les visites a les oficines governamentals.
Documents de litigi: Els documents relacionats amb litigis, com les demandes, les respostes a demandes i altres escrits judicials, poden ser creats utilitzant eines d’automatització per assegurar la consistència i la precisió en els formats legals requerits.
Correspondència legal: Les cartes, notificacions i altres comunicacions estàndard poden ser automatitzades amb la informació del client i del cas, permetent als advocats i assistents legals concentrar-se més en el contingut específic de cada cas.
Comprendre la tecnologia darrere de l’automatització de documents
Microsoft Word ofereix capacitats bàsiques d’automatització mitjançant macros que permeten als usuaris crear plantilles i gravar seqüències d’accions. No obstant això, per a una automatització més avançada, es recomana l’ús de software específic d’automatització de documents.
Aquest tipus de software proporciona funcionalitats avançades per generar documents personalitzats i s’integra eficaçment amb sistemes de gestió de processos empresarials (BPM) i repositoris de contingut, facilitant l’automatització completa de processos empresarials, des de la creació de propostes fins a contractes.
Una característica destacada és la fusió de dades de fonts externes com sistemes CRM i bases de dades per omplir plantilles dinàmicament, assegurant precisió sense intervenció manual. A més, aquests sistemes solen incloure lògica condicional, adaptant automàticament el contingut segons criteris específics per personalitzar encara més el procés.
Cas d’ús
Context: Un despatx d’advocats gestiona centenars de contractes al mes, incloent contractes de treball, acords de confidencialitat, contractes de serveis, i més. Cada contracte ha de ser personalitzat amb informació específica del client, revisat per diversos membres de l’equip, i finalment, signat per les parts rellevants. Aquest procés, quan es fa manualment, és propens a errors, consumeix molt temps i requereix un esforç considerable de seguiment i coordinació.
Creació automatitzada de contractes
Plantilles dinàmiques en Word: El despatx utilitza plantilles de Word emmagatzemades en SharePoint. Aquestes plantilles tenen camps que es completen automàticament usant Microsoft Power Automate, que extreu dades d’un sistema CRM on es guarden els detalls del client.
Revisió i aprovació automatitzades
Rutes d’aprovació personalitzades: Utilitzant Power Automate, s’estableixen fluxos de treball d’aprovació on els documents generats s’envien automàticament als advocats per a la seva revisió. Els advocats reben una notificació per correu electrònic amb un enllaç al document en SharePoint.
Firma electrònica i arxiu
Integració amb eines de firma electrònica: Un cop el contracte és aprovat per totes les parts necessàries, s’envia automàticament a les parts per a la seva signatura utilitzant una eina de firma electrònica integrada amb SharePoint.
Què ve a continuació?
Tot i que per a alguns la automatització de documents pot ser una novetat, per a altres representa només el començament.
Aquesta tecnologia té el potencial d’expandir-se significativament quan s’integra amb innovacions emergents com la intel·ligència artificial (IA) i l’aprenentatge automàtic, permetent el desenvolupament de sistemes complets per a l’automatització intel·ligent de documents.
Aquests sistemes utilitzen la IA per millorar el muntatge de documents i la generació de contingut. A més, al combinar-la amb l’automatització robòtica de processos (RPA), s’optimitzen encara més les tasques documentals, integrant-les en l’automatització de processos empresarials més amplis, la qual cosa resulta en una major productivitat i reducció del treball manual.
No obstant això, és crucial continuar assegurant la protecció de les dades i la privacitat documental, implementant fortes mesures de seguretat i complint amb les normatives de protecció de dades per protegir la informació confidencial i mantenir la confiança de clients i stakeholders.