Après les vacances, il peut être un peu difficile de reprendre la routine. Il m’est donc venu à l’idée de parler de la façon dont les machines peuvent nous aider à faire plus avec moins d’efforts. Pour se concentrer sur ce qui compte vraiment et laisser les machines faire les tâches répétitives que nous faisons souvent sans y penser. Parlons de « l’automatisation des processus ».
Commençons par le début…
Qu’est-ce que l’automatisation des processus ?
L’automatisation des processus fait référence à l’utilisation de la technologie pour automatiser les tâches répétitives dans une organisation. Son objectif est d’augmenter l’efficacité, de réduire les erreurs et de libérer du temps pour des tâches plus stratégiques. Il est utilisé dans divers secteurs et utilise des outils tels que des logiciels d’automatisation et de l’intelligence artificielle. Ok, définition de Wikipédia… mais comment pouvons-nous l’appliquer à notre vie quotidienne ? Vous êtes sûrement nombreux à utiliser Microsoft 365 (ou Office 365, quel que soit le nom que vous souhaitez lui donner) dans votre travail. Saviez-vous qu’il existe un outil appelé Power Automate ? Saviez-vous qu’il existe un outil appelé Listes ?
Qu’est-ce que Power Automate ?
Power Automate est une plateforme d’automatisation des flux de travail de Microsoft qui vous permet de créer, de gérer et d’automatiser efficacement les tâches et les processus commerciaux. Il s’intègre à de nombreuses applications et services, ce qui facilite l’automatisation des tâches répétitives et l’optimisation de la productivité dans l’environnement de travail.
Qu’est-ce que Microsoft Lists ?
Microsoft Lists est une application Microsoft 365 qui vous permet de créer, d’organiser et de gérer des listes d’informations et de données, telles que des tâches, des inventaires ou des suivis.
Maintenant, nous savons ce que nous allons utiliser, mais… pour quoi ? Qui parmi vous a une boîte de réception en désordre ? J’étais l’un d’entre vous… alors… mettons-nous au travail.
Automatisez votre boîte de réception
Tout d’abord, nous voulons trier les e-mails en fonction de leur expéditeur, c’est-à-dire en fonction du domaine de messagerie de la personne qui nous envoie l’e-mail, et nous voulons le classer dans l’un ou l’autre dossier de notre boîte de réception. Nous créons donc une liste pour enregistrer la correspondance entre le domaine et le dossier où nous voulons qu’elle soit organisée :
Évidemment, il faut avoir les mêmes dossiers, sinon… ça ne marchera pas :
Une fois que nous avons cela, construisons notre robot en utilisant Power Automate. Je n’entrerai pas dans les détails car cela deviendrait lourd, mais pour que vous puissiez voir la complexité de cela… ça fait 4 cases !
Et en faisant simplement glisser l’e-mail vers le dossier 0_Drop Off lorsque nous le lisons, nous n’avons plus à réfléchir à l’endroit où le trier. Combien d’e-mails recevrez-vous et gérerez-vous par jour ? 50? 100? S’il nous faut 15 secondes pour trouver un dossier et y glisser l’e-mail… cela représente une économie d’environ 25 minutes par jour ! Je trie juste le courrier…
Oh, eh bien, faites-vous partie de ces personnes qui ont tout « trié » dans leur boîte de réception… au hasard ? Eh bien, comptez le temps que vous perdez à chercher un e-mail, multipliez-le par le nombre de fois que vous le faites et… vous serez étonné du temps perdu sur des choses INUTILES.
Et si nous créions des robots qui…
- Téléchargez-nous les factures reçues par courrier pour la gestion des documents
- Copier des données d’un Excel vers une application
- Générer des notifications et des alertes à partir des données
- Gérer les approbations de paiement
- Transférez-nous vos e-mails selon des critères
Et si nous le combinons avec certains services d’IA… les limites sont notre imagination. Et tout cela avec des services pour lesquels vous payez sûrement. J’espère que cet article vous a montré comment appliquer l’automatisation des processus aux processus des petites entreprises et dissiper le mythe selon lequel cela est à la portée de quelques-uns.
N’oubliez pas que chez SinzerAD , nous sommes là pour vous aider dans le processus de transformation numérique de votre entreprise, toujours à la recherche de la meilleure solution.
Article publié sur mon blog https://joanguixa.tech/
