Després de les vacances, potser costa una mica tornar a la rutina. Així que m’ha vingut a la ment parlar de com les màquines ens poden ajudar a fer més amb menys esforç. A centrar-nos en el que realment importa i deixar que les màquines facin les tasques repetitives que sovint fem sense pensar-hi. Anem a parlar de l'”automatització de processos”.
Comencem des del principi…
Què és l’Automatització de Processos?
L’automatització de processos, o Process Automation en anglès, es refereix a l’ús de la tecnologia per automatitzar tasques repetitives en una organització. El seu objectiu és augmentar l’eficiència, reduir errors i alliberar temps per a tasques més estratègiques. Es fa servir en diversos sectors i utilitza eines com el programari d’automatització i la intel·ligència artificial. Vale, definició de Wikipedia… però com ho podem aplicar al nostre dia a dia? Segurament molts de vosaltres feu servir Microsoft 365 (o Office 365 com vulgueu anomenar-ho) en el vostre treball. Sabeu que hi ha una eina que es diu Power Automate? Sabeu que hi ha una eina que es diu Lists?
Què és el Power Automate?
Power Automate és una plataforma de automatització de fluxos de treball de Microsoft que permet crear, gestionar i automatitzar tasques i processos empresarials de manera eficient. S’integra amb nombroses aplicacions i serveis, la qual cosa facilita l’automatització de tasques repetitives i l’optimització de la productivitat en l’entorn laboral.
Què és el Microsoft Lists?
El Microsoft Lists és una aplicació de Microsoft 365 que permet crear, organitzar i gestionar llistes d’informació i dades, com ara tasques, inventaris o seguiments.
Ara ja sabem què utilitzarem, però… per a què? Qui de vosaltres té la safata d’entrada del correu fet un desastre? Jo era un de vosaltres… així que… mans a l’obra.
Automatitzar la safata d’entrada
Primer de tot, volem ordenar els correus segons el seu remitent, és a dir, segons el domini del correu electrònic de qui ens envia el correu, i volem classificar-lo en una o altra carpeta de la nostra safata d’entrada. Així doncs, ens creem una llista per desar la correspondència entre el domini i la carpeta on volem que s’organitzi:
Òbviament, hem de tenir les mateixes carpetes, sinó… no funcionarà:
Un cop tenim això, construïm el nostre robot mitjançant Power Automate. No entraré en detalls perquè es faria pesat, però perquè veieu la complexitat d’això… són 4 caixes!
I simplement amb arrossegar el correu a la carpeta 0_Drop Off quan el llegim, ja no hem de pensar on ordenar-lo. Quants correus rebreu i gestionareu al dia? 50? 100? Si triguem 15 segons a buscar una carpeta i arrossegar el correu… això suposa un estalvi d’uns 25 minuts al dia! Només ordenant el correu…
Ah, bé, que sou d’aquells que teniu tot “ordenat” a la safata d’entrada… a l’atzar? Doncs, compte quant temps perdeu cercant un correu, multipliqueu-ho per les vegades que ho feu i… alucineu amb el temps perdut en coses NO ÚTILS.
I si fem robots que…
- Ens carreguin les factures rebudes per correu a una gestió documental
- Copiïn dades d’un Excel a una aplicació
- Generin notificacions i alertes a partir de dades
- Gestionin aprovacions de pagaments
- Ens reenviïn correus segons criteris
I ja si ho combinem amb alguns serveis d’IA… els límits són la nostra imaginació. I tot amb serveis que segur que esteu pagant. Espero que aquest article us hagi mostrat com aplicar l’Automatització de Processos en petits processos de negoci i trencar el mite que això està a l’abast de pocs.
Recordeu que a SinzerAD estem aquí per ajudar-vos en el procés de transformació digital de la vostra empresa, buscant sempre la millor solució.
Article publicat al meu bloc https://joanguixa.tech/
