Process automation: como hacer más con menos

Vuelta de vacaciones y me está costando arrancar… ¡demasiado! Y por eso se me ha ocurrido hablar de cómo nos pueden ayudar las máquinas en hacer más con menos. En centrarnos en lo que realmente importa y dejar ese trabajo repetitivo que hacemos incluso sin pensar para que nos lo hagan las máquinas. Vamos a hablar del “process automation”

Empecemos por el principio…

¿Qué es el Process Automation?

La automatización de procesos o Process Automation en inglés se refiere a utilizar tecnología para automatizar tareas repetitivas en una organización. Su objetivo es aumentar la eficiencia, reducir errores y liberar tiempo para tareas más estratégicas. Se utiliza en diversos sectores y emplea herramientas como el software de automatización y la inteligencia artificial.

Vale, definición de Wikipedia… pero ¿cómo lo podemos aplicar a nuestro día a día?

Seguro que muchos de vosotros utilizáis Microsoft 365 (o Office 365 como queráis llamarlo) en vuestro trabajo. ¿Sabéis que hay una herramienta que se llama Power Automate? ¿Sabéis que hay una herramienta que se llama Lists?

¿Qué es Power Automate?

Power Automate es una plataforma de automatización de flujos de trabajo de Microsoft que permite crear, gestionar y automatizar tareas y procesos empresariales de manera eficiente. Se integra con numerosas aplicaciones y servicios, lo que facilita la automatización de tareas repetitivas y la optimización de la productividad en el entorno laboral.

¿Qué es Microsoft Lists?

Microsoft Lists es una aplicación de Microsoft 365 que permite crear, organizar y gestionar listas de información y datos, como tareas, inventarios o seguimientos.

Ahora ya sabemos qué vamos a utilizar, pero… ¿para qué? ¿Quién de vosotros tiene el buzón de entrada del correo hecho un desastre? Yo era uno de vosotros… así que… manos a la obra

Automatizar el buzón de entrada

Primero de todo, queremos ordenar los correos según su emisor, es decir, según el dominio del correo de quien nos manda el mail, lo queremos clasificar en una u otra carpeta de nuestro buzón.

Así pues, nos creamos una lista para guardar la correspondencia entre dominio y carpeta donde queremos que se nos organice:

Obviamente, debemos tener las mismas carpetas sino… no funcionará:

Una vez tenemos esto construimos nuestro robot mediante Power Automate. No entraré en detalles porqué se haría pesado, pero para que veáis la complejidad de esto… ¡son 4 cajas!

Y simplemente con arrastrar el correo a la carpeta 0_Drop Off cuando lo leemos ya no tenemos ni que pensar donde ordenarlo. ¿Cuántos correos recibís y gestionáis al día? ¿50? ¿100? ¡Si tardamos 15 segundos en buscar una carpeta y arrastrar el correo… esto es un ahorro de unos 25 minutos al día! Solo ordenando el correo…

Ah, vale que sois de los que tienen todo “ordenado” en la bandeja de entrada… ¿a lo loco? Pues contad cuanto tiempo perdéis buscando un correo, lo multiplicáis por las veces que lo hacéis y… alucinad con el tiempo perdido en cosas NO ÚTILES.

Y si hacemos robots que…

  • Nos suban las facturas recibidas por correo a una gestión documental
  • Copien datos de un Excel a una aplicación
  • Nos generen notificaciones y alertas a partir de datos
  • Gestione aprobaciones de pagos
  • Nos reenvíen correos a partir de criterios

Y ya si lo combinamos con algunos servicios de IA.. los límites son nuestra imaginación. Y todo con servicios que seguro estas pagando.

Espero que este artículo os haya mostrado como aplicar Process Automation en pequeños procesos de negocio y romperos el mito que esto está al alcance de pocos.

Recordad que en SinzerAD estamos para ayudaros en el proceso de transformación digital de vuestra empresa, buscando siempre la mejor solución.

Artículo publicado en mi blog https://joanguixa.tech/

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