Selon un rapport de RescueTime basé sur les données de 50 000 utilisateurs qui utilisent son logiciel de gestion du temps, les travailleurs de l’information changent d’applications ou de sites Web en moyenne 566 fois par jour . Ce changement constant peut fragmenter le temps et réduire considérablement la productivité.
Ces données, qui à première vue pourraient sembler n’être qu’une simple note statistique, ont des implications bien plus profondes. La chercheuse Gloria Mark, professeure à l’Université de Californie, a étudié comment les interruptions et les changements de tâches affectent la productivité. Selon leurs études, après une interruption, il peut falloir jusqu’à 23 minutes pour se recentrer sur la tâche initiale .
De plus, les collaborateurs changent de tâches ou d’applications environ toutes les 10,5 minutes. Ceci est renforcé par des études récentes de l’Université de l’Illinois, qui indiquent que le changement de contexte peut réduire considérablement l’efficacité, obligeant les collaborateurs à mettre 20 à 40 % plus de temps pour accomplir leurs tâches en raison des effets cumulatifs du changement de contexte.
Comment en sommes-nous arrivés là ?
Dans de nombreuses organisations, en particulier les plus grandes, le nombre d’applications utilisées quotidiennement par les employés peut être écrasant. Ce phénomène de basculement constant entre différentes applications et fenêtres est non seulement épuisant mentalement, mais constitue également une énorme perte de temps et d’efforts.
Cette situation, qui est devenue la « façon dont nous travaillons aujourd’hui », est un défi que les entreprises doivent sérieusement reconsidérer. Poursuivre cette tendance pourrait générer des coûts cachés plus élevés que prévu , et reconnaître cela peut être la première étape dans la recherche de méthodes de travail plus efficaces et moins épuisantes.
Le coût du changement d’application
Lorsqu’un utilisateur change d’application, il ne s’agit pas seulement de l’acte physique d’appuyer sur des touches pour effectuer le changement. Il faut du temps pour se réadapter à la nouvelle application, à son contexte sémantique et à son objectif après un changement. Par exemple, lorsque l’on passe d’un courrier électronique à une feuille de calcul, les interfaces, les conceptions et les objectifs des deux sont très différents. Avant d’être prêt à continuer la tâche à laquelle vous êtes passé, il vous faut un moment pour vous adapter rapidement à la feuille de calcul.
Ce réajustement a un coût. La psychologie et les neurosciences ont montré que passer d’une tâche à l’autre, également appelé « changement de contexte », est épuisant sur le plan cognitif . Nous avons découvert que même le fait de basculer ou d’alterner entre deux applications équivaut à un changement de contexte. Les changements excessifs augmentent la production de cortisol dans le cerveau (l’hormone du stress), ce qui nous ralentit et rend la concentration difficile.
Intégration de la solution Dynamics 365
Microsoft a identifié ce problème et propose des solutions via la plateforme Dynamics 365, conçue pour intégrer des applications clés et réduire le besoin de changer de plateforme. Cela permet aux employés de travailler de manière plus fluide, en accédant à toutes les données et à tous les outils nécessaires sans interruption constante entre les applications.
Certaines des principales intégrations proposées par Dynamics 365 sont :
- Microsoft Teams : Connecté directement à Dynamics 365, Teams vous permet de collaborer sans avoir à changer de plateforme.
- Power BI : s’intègre à Dynamics 365 pour afficher les données et les analyses en temps réel sans avoir à basculer entre les applications.
- Outlook : Dynamics 365 et Outlook sont synchronisés pour gérer efficacement les tâches et les e-mails depuis le même endroit.
- Power Automate : automatise les processus entre plusieurs applications, réduisant ainsi le travail manuel et améliorant la productivité.
- SharePoint et OneDrive : Intégrés à Dynamics 365, ces services vous permettent de gérer des documents sans changer de plateforme.
Avantages de Dynamics 365 pour la productivité
L’intégration de Dynamics 365 avec d’autres outils Microsoft améliore la productivité en permettant aux employés d’effectuer plusieurs tâches à partir d’une seule interface. Cela élimine le besoin de passer d’une application à l’autre, réduisant ainsi la fragmentation du temps et l’effort cognitif . Ainsi, l’entreprise non seulement gagne du temps, mais optimise également ses performances globales et améliore l’expérience de travail.
En disposant d’un système entièrement intégré, les employés peuvent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée et collaborer plus efficacement, ce qui augmente l’efficacité et réduit les coûts opérationnels.
Découvrez comment notre service Modern Workplace peut vous aider à mettre en œuvre ces outils et à booster la productivité de votre entreprise.
