Según un informe de RescueTime basado en datos de 50.000 usuarios que utilizan su software de gestión del tiempo, los trabajadores de la información cambian de aplicación o sitio web un promedio de 566 veces al día. Este constante cambio puede fragmentar el tiempo y reducir significativamente la productividad.
Este dato, que a simple vista podría parecer sólo un apunte estadístico, tiene implicaciones mucho más profundas. La investigadora Gloria Mark, profesora de la Universidad de California, ha estudiado cómo las interrupciones y los cambios de tarea afectan a la productividad. Según sus estudios, después de una interrupción puede costar hasta 23 minutos volver a concentrarse en la labor original.
Además, los colaboradores cambian de labor o aplicación aproximadamente cada 10,5 minutos. Esto se ve reforzado por estudios recientes de la Universidad de Illinois, que indican que el cambio de contexto puede reducir significativamente la eficiencia, haciendo que los colaboradores tardan entre un 20% y un 40% más de tiempo en completar tareas en debido a los efectos acumulativos del cambio de contexto.
¿Cómo hemos llegado hasta aquí?
En muchas organizaciones, especialmente en las mayores, el número de aplicaciones utilizadas diariamente por los colaboradores puede ser abrumador. Este fenómeno de cambiar constantemente entre distintas aplicaciones y ventanas no sólo es un desgaste mental, sino también una gran pérdida de tiempo y esfuerzo.
Esta situación, que se ha normalizado como “la manera en la que trabajamos ahora”, es un reto que las empresas deben reconsiderar en serio. Continuar con esta tendencia podría generar costes ocultos más altos de lo calculado, y reconocer esto puede ser el primer paso para buscar métodos de trabajo más eficientes y menos agotadores.
El coste del cambio de aplicaciones
Cuando un usuario cambia de aplicación, no sólo se trata del acto físico de pulsar las teclas para realizar el cambio. Es necesario un tiempo para reajustarse a la nueva aplicación, a su contexto semántico ya su propósito después de un cambio. Por ejemplo, al cambiar de un correo electrónico a una hoja de cálculo, las interfaces, diseños y propósitos de ambas son muy diferentes. Antes de que estés listo para continuar con la tarea a la que has cambiado, es necesario un momento para ajustarse rápidamente a la hoja de cálculo.
Este reajuste tiene un coste. La psicología y la neurociencia han demostrado que saltar entre tareas, también llamado “cambio de contexto”, es cognitivamente agotador. Hemos descubierto que incluso cambiar o alternar entre dos aplicaciones equivale a un cambio de contexto. El cambio excesivo aumenta la producción de cortisol en el cerebro (la hormona del estrés), nos frena y dificulta la concentración.
La integración de soluciones de Dynamics 365
Microsoft ha identificado este problema y ofrece soluciones a través de la plataforma Dynamics 365, diseñada para integrar aplicaciones clave y reducir la necesidad de cambiar de plataforma. Esto permite que los empleados trabajen de forma más fluida, accediendo a todos los datos y herramientas necesarias sin la interrupción constante entre aplicaciones.
Algunas de las integraciones clave que ofrece Dynamics 365 son:
- Microsoft Teams: Conectado directamente con Dynamics 365, Teams permite colaborar sin tener que cambiar de plataforma.
- Power BI: Se integra con Dynamics 365 para mostrar datos y análisis en tiempo real sin tener que alternar entre aplicaciones.
- Outlook: Dynamics 365 y Outlook están sincronizados para gestionar tareas y correos electrónicos de forma eficiente desde el mismo sitio.
- Power Automate: Automatiza procesos entre diversas aplicaciones, reduciendo el trabajo manual y mejorando la productividad.
- SharePoint y OneDrive: Integrados en Dynamics 365, estos servicios permiten gestionar documentos sin cambiar de plataforma.
Beneficios de Dynamics 365 para la productividad
La integración de Dynamics 365 con otras herramientas de Microsoft mejora la productividad al permitir a los empleados completar múltiples tareas desde una sola interfaz. Esto elimina la necesidad de saltar entre aplicaciones, reduciendo la fragmentación del tiempo y el esfuerzo cognitivo. Así, la empresa no sólo ahorra tiempo, sino que optimiza el rendimiento general y mejora la experiencia laboral.
Al contar con un sistema completamente integrado, los empleados pueden centrarse en tareas de mayor valor y colaborar de forma más eficaz, lo que a su vez aumenta la eficiencia y reduce los costes operativos.
Descubre cómo nuestro servicio de Modern Workplace puede ayudarte a implementar estas herramientas y potenciar la productividad de tu empresa
