Segons un informe de RescueTime basat en dades de 50.000 usuaris que utilitzen el seu software de gestió del temps, els treballadors de la informació canvien d’aplicació o lloc web una mitjana de 566 vegades al dia. Aquest canvi constant pot fragmentar el temps i reduir significativament la productivitat.
Aquesta dada, que a simple vista podria semblar només una anotació estadística, té implicacions molt més profundes. La investigadora Gloria Mark, professora de la Universitat de Califòrnia, ha estudiat com les interrupcions i els canvis de tasca afecten la productivitat. Segons els seus estudis, després d’una interrupció pot costar fins a 23 minuts tornar a concentrar-se en la tasca original.
A més, els col·laboradors canvien de tasca o aplicació aproximadament cada 10,5 minuts. Això es veu reforçat per estudis recents de la Universitat d’Illinois, que indiquen que el canvi de context pot reduir significativament l’eficiència, fent que els col·laboradors triguen entre un 20% i un 40% més de temps en completar tasques a causa dels efectes acumulatius del canvi de context.
Com hem arribat fins aquí?
En moltes organitzacions, especialment a les més grans, el nombre d’aplicacions utilitzades diàriament pels col·laboradors pot ser aclaparador. Aquest fenomen de canviar constantment entre diferents aplicacions i finestres no només és un desgast mental, sinó també una gran pèrdua de temps i esforç.
Aquesta situació, que s’ha normalitzat com “la manera en què treballem ara”, és un repte que les empreses han de reconsiderar seriosament. Continuar amb aquesta tendència podria generar costos ocults més alts del que es calcula, i reconèixer això pot ser el primer pas per buscar mètodes de treball més eficients i menys esgotadors.
El cost del canvi d’aplicacions
Quan un usuari canvia d’aplicació, no només es tracta de l’acte físic de prémer les tecles per realitzar el canvi. Cal un temps per reajustar-se a la nova aplicació, al seu context semàntic i al seu propòsit després d’un canvi. Per exemple, al canviar d’un correu electrònic a un full de càlcul, les interfícies, els dissenys i els propòsits d’ambdues són molt diferents. Abans que estiguis llest per continuar amb la tasca a la qual has canviat, cal un moment per ajustar-se ràpidament al full de càlcul.
Aquest reajustament té un cost. La psicologia i la neurociència han demostrat que saltar entre tasques, també anomenat “canvi de context”, és cognitivament esgotador. Hem descobert que fins i tot canviar o alternar entre dues aplicacions equival a un canvi de context. El canvi excessiu augmenta la producció de cortisol al cervell (l’hormona de l’estrès), ens frena i dificulta la concentració.
La integració de solucions de Dynamics 365
Microsoft ha identificat aquest problema i ofereix solucions a través de la plataforma Dynamics 365, dissenyada per integrar aplicacions clau i reduir la necessitat de canviar de plataforma. Això permet que els empleats treballin de manera més fluida, accedint a totes les dades i eines necessàries sense la interrupció constant entre aplicacions.
Algunes de les integracions clau que ofereix Dynamics 365 són:
- Microsoft Teams: Connectat directament amb Dynamics 365, Teams permet col·laborar sense haver de canviar de plataforma.
- Power BI: S’integra amb Dynamics 365 per mostrar dades i anàlisis en temps real sense haver d’alternar entre aplicacions.
- Outlook: Dynamics 365 i Outlook estan sincronitzats per gestionar tasques i correus electrònics de manera eficient des del mateix lloc.
- Power Automate: Automatitza processos entre diverses aplicacions, reduint el treball manual i millorant la productivitat.
- SharePoint i OneDrive: Integrats a Dynamics 365, aquests serveis permeten gestionar documents sense canviar de plataforma.
Beneficis de Dynamics 365 per a la productivitat
La integració de Dynamics 365 amb altres eines de Microsoft millora la productivitat en permetre als empleats completar múltiples tasques des d’una sola interfície. Això elimina la necessitat de saltar entre aplicacions, reduint la fragmentació del temps i lesforç cognitiu. Així, l’empresa no només estalvia temps sinó que optimitza el rendiment general i millora l’experiència laboral.
En comptar amb un sistema completament integrat, els empleats poden centrar-se en tasques de més valor i col·laborar de manera més eficaç, cosa que, alhora, augmenta l’eficiència i redueix els costos operatius.
Descobreix com el nostre servei de Modern Workplace pot ajudar-te a implementar aquestes eines i potenciar la productivitat de la teva empresa
