Des phrases réelles que nous entendons souvent, et comment nous y répondons.
« Nous payions des licences complètes pour des personnes qui ne les utilisaient pas. »
Révision continue des licences et du stockage, et non un audit ponctuel. Chez l’un de nos clients, cette révision a permis une réduction de 30 % du coût de Microsoft 365.
« Nous continuons à partager des documents par e-mail car personne ne comprend bien SharePoint. »
Si l’équipe ne l’utilise pas, c’est l’architecture qui échoue, pas l’équipe. Nous redessinons l’environnement à partir des flux de travail réels, et non de la configuration par défaut de Microsoft.
« Personne ne sait qui est le propriétaire de ce groupe Teams, ni pourquoi il y a encore des personnes qui y ont accès. »
Nous définissons qui crée, qui est propriétaire et ce qui est réellement utilisé, avant que l’environnement ne se développe de lui-même. Nous révisons les accès externes ouverts et supprimons ceux qui n’ont plus de sens.
« Nous avons fait la migration il y a longtemps, et nous travaillons encore exactement comme avant. »
La migration n’est pas le projet, c’est le début. Nous assurons un suivi réel de l’adoption après le lancement, avec des formations et des ajustements continus.
L’implantation, l’adoption, la gouvernance, la sécurité et l’optimisation ne fonctionnent pas seules. Elles fonctionnent comme un cycle continu.
Portails, gestionnaires documentaires et automatisations sur mesure, au-delà du standard de Microsoft.
Nous accompagnons l’équipe jusqu’à ce que l’outil devienne une habitude, et non une exception.
Nous mettons de l’ordre dans qui crée, qui accède et qui est responsable de chaque espace.
Nous protégeons les informations sensibles avec des politiques d’accès réelles, et non une simple case à cocher annuelle.
Nous révisons la dépense réelle des licences et du stockage de manière continue, et pas seulement lors du renouvellement.
Les entités devaient présenter chaque démarche avec un formulaire en ligne et tous les documents nécessaires. S’il en manquait un seul, elle ne pouvait pas être complétée séparément. Il fallait soumettre à nouveau l’intégralité de la démarche, ou attendre qu’un collaborateur du client appelle ou écrive pour le demander, sans qu’il n’en reste aucune trace.
Pendant ce temps, ni l’entité ni l’équipe même du client ne savaient jamais où en était chaque dossier.
Nous avons construit un portail propre où l’entité initie et suit la démarche, connecté au gestionnaire documentaire interne du client. L’accès se fait avec le même compte Microsoft du client, sans mots de passe gérés manuellement.
Chaque changement de document ou d’état est enregistré avec des commentaires au sein de la même plateforme, et chacun ne voit que ce qui le concerne.
La migration s’est faite entité par entité, et non d’un coup, pour qu’aucune démarche en cours ne reste inachevée. Les premières entités y sont entrées avec des doutes, la plateforme était lente, mais une fois les performances résolues, la situation a changé.
Aujourd’hui, chaque entité suit sa démarche au sein de la même plateforme, sans appels ni e-mails perdus en cours de route, et sait à tout moment où en est le dossier.
Un environnement connecté à SharePoint ne supporte pas n’importe quel volume de requêtes par défaut. Nous l’avons appris lorsque la synchronisation des données a saturé toute la plateforme et que le site a ralenti pour les entités qui y travaillaient.
Depuis lors, nous séparons toujours la partie visible par l’utilisateur de celle qui se synchronise en arrière-plan, afin qu’un pic de travail d’un côté n’affecte pas l’expérience de l’autre.
Le client est une entreprise présente dans huit pays, mais tout le personnel travaillait avec un unique intranet général, dans une seule langue, conçu avec les modules standards de SharePoint.
Personne ne pouvait facilement savoir qui était qui dans les autres pays, ni à quelle équipe appartenait un collègue ou de qui il dépendait, car il n’y avait aucun annuaire réel de l’organisation.
Nous avons créé un intranet différent pour chaque pays, chacun dans sa langue. Au centre, nous avons placé un annuaire d’employés dynamique, connecté à Microsoft Graph, où chaque personne possède une fiche avec son équipe, son responsable, son téléphone et sa ville, qui se met à jour automatiquement au fur et à mesure des changements dans l’organigramme.
Nous y avons également ajouté un système de communications massives depuis le portail même, avec des messages segmentés par pays, ville ou bureau.
Aujourd’hui, plus de 1 000 personnes réparties dans huit pays peuvent trouver en quelques secondes qui est qui dans l’entreprise, à quelle équipe elle appartient et de qui elle dépend, le tout depuis un intranet dans sa propre langue.
L’annuaire, qui n’existait pas auparavant, se maintient seul au fil des évolutions de l’organigramme, sans que personne n’ait à le mettre à jour manuellement.
Connecter un annuaire dynamique aux données réelles de chaque personne (équipe, responsable, ville) n’est pas simplement faire une liste, c’est bien synchroniser les informations pour que chaque employé voie exactement ce qui le concerne et rien d’autre.
Ce fut la partie la plus laborieuse de tout le projet, et celle où nous avons dû apporter le plus grand soin pour que les données ne se mélangent pas entre les personnes ni entre les pays.