Frases reals que sentim sovint, i com hi responem.
«Pagàvem llicències completes per a gent que no les feia servir.»
Revisió contínua de llicències i emmagatzematge, no una auditoria puntual. En un dels nostres clients, aquesta revisió ha suposat una reducció d’un 30% en el cost de Microsoft 365.
«Seguim compartint documents per correu perquè ningú entén bé el SharePoint.»
Si l’equip no l’utilitza, l’arquitectura és la que falla, no l’equip. Redissenyem l’entorn a partir dels fluxos reals de treball, no de la configuració per defecte de Microsoft.
«Ningú sap qui és el propietari d’aquest grup de Teams, ni per què encara hi ha gent amb accés.»
Definim qui crea, qui n’és propietari i què s’utilitza realment, abans que l’entorn creixi sol. Revisem els accessos externs oberts i eliminem els que ja no tenen sentit.
«Vam fer la migració fa temps, i encara treballem exactament igual que abans.»
La migració no és el projecte, és el començament. Fem seguiment real de l’adopció després del llançament, amb formació i ajustaments continus.
Implantació, adopció, governança, seguretat i optimització no funcionen soles. Funcionen com un cicle continu.
Portales, gestores documentales y automatizaciones a medida, más allá del estándar de Microsoft.
Acompañamos al equipo hasta que la herramienta se convierte en hábito, no en excepción.
Ponemos orden en quién crea, quién accede y quién es responsable de cada espacio.
Protegemos la información sensible con políticas de acceso reales, no una casilla anual.
Revisamos el gasto real de licencias y almacenamiento de forma continua, no solo al renovar.
Les entitats havien de presentar cada tràmit amb un formulari en línia i tots els documents necessaris. Si en faltava un de sol, no es podia completar a part. Calia tornar a presentar el tràmit sencer, o esperar que algú del client truqués o escrivís per demanar-lo, sense que quedés cap registre d’això.
Mentrestant, ni l’entitat ni el mateix equip del client sabien mai en quin punt es trobava cada expedient.
Vam construir un portal propi on l’entitat inicia i segueix el tràmit, connectat amb el gestor documental intern del client. L’accés es fa amb el mateix compte de Microsoft del client, sense contrasenyes gestionades a mà.
Cada canvi de document o d’estat queda registrat amb comentaris dins la mateixa plataforma, i cadascú veu només el que li toca.
La migració es va fer entitat per entitat, no de cop, perquè cap tràmit en curs quedés a mig fer. Les primeres entitats hi van entrar amb dubtes, la plataforma anava lenta, però un cop resolt el rendiment la cosa va canviar.
Avui cada entitat segueix el seu tràmit dins la mateixa plataforma, sense trucades ni correus perduts pel camí, i sap en tot moment en quin punt es troba l’expedient.
Un entorn connectat a SharePoint no aguanta qualsevol volum de peticions per defecte. Ho vam aprendre quan la sincronització de dades va saturar tota la plataforma i la web es va alentir per a les entitats que hi treballaven.
Des de llavors, separem sempre la part que veu l’usuari de la que sincronitza per darrere, perquè un pic de feina en un costat no afecti l’experiència de l’altre.
El client és una empresa amb presència a vuit països, però tota la plantilla treballava amb una única intranet general, en un sol idioma, feta amb els mòduls estàndard de SharePoint.
Ningú podia saber fàcilment qui era qui a la resta de països, ni a quin equip pertanyia un company o a qui reportava, perquè no hi havia cap directori real de l’organització.
Vam crear una intranet diferent per a cada país, cadascuna en el seu idioma. Al centre hi vam posar un directori d’empleats dinàmic, connectat amb Microsoft Graph, on cada persona té una fitxa amb el seu equip, responsable, telèfon i ciutat, que s’actualitza sola a mesura que canvia l’organigrama.
També hi vam afegir un sistema de comunicacions massives des del mateix portal, amb missatges segmentats per país, ciutat o oficina.
Avui més de 1.000 persones repartides en vuit països poden trobar en segons qui és qui a l’empresa, a quin equip pertany i a qui reporta, tot des d’una intranet en el seu propi idioma.
El directori, que abans no existia, es manté sol a mesura que canvia l’organigrama, sense que ningú l’hagi d’actualitzar a mà.
Connectar un directori dinàmic a les dades reals de cada persona (equip, responsable, ciutat) no és fer un llistat, és sincronitzar bé la informació perquè cada empleat vegi exactament el que li toca i res més.
Va ser la part que més feina va donar de tot el projecte, i on més cura vam haver de posar perquè no es barregessin dades entre persones ni entre països.