Frases reales que oímos a menudo, y cómo respondemos.
«Pagábamos licencias completas para gente que no las usaba.»
Revisión continua de licencias y almacenamiento, no una auditoría puntual. En uno de nuestros clientes, esta revisión ha supuesto una reducción de un 30% en el coste de Microsoft 365.
«Seguimos compartiendo documentos por correo porque nadie entiende bien SharePoint.»
Si el equipo no lo utiliza, la arquitectura es la que falla, no el equipo. Rediseñamos el entorno a partir de los flujos reales de trabajo, no de la configuración por defecto de Microsoft.
«Nadie sabe quién es el propietario de este grupo de Teams, ni por qué todavía hay gente con acceso.»
Definimos quién crea, quién es propietario y qué se utiliza realmente, antes de que el entorno crezca solo. Revisamos los accesos externos abiertos y eliminamos los que ya no tienen sentido.
«Hicimos la migración hace tiempo, y todavía trabajamos exactamente igual que antes.»
La migración no es el proyecto, es el comienzo. Hacemos seguimiento real de la adopción después del lanzamiento, con formación y ajustes continuos.
Implantación, adopción, gobernanza, seguridad y optimización no funcionan solas. Funcionan como un ciclo continuo.
Portales, gestores documentales y automatizaciones a medida, más allá del estándar de Microsoft.
Acompañamos al equipo hasta que la herramienta se convierte en hábito, no en excepción.
Ponemos orden en quién crea, quién accede y quién es responsable de cada espacio.
Protegemos la información sensible con políticas de acceso reales, no una casilla anual.
Revisamos el gasto real de licencias y almacenamiento de forma continua, no solo al renovar.
Las entidades tenían que presentar cada trámite con un formulario en línea y todos los documentos necesarios. Si faltaba uno solo, no se podía completar aparte. Había que volver a presentar el trámite entero, o esperar a que alguien del cliente llamara o escribiera para pedirlo, sin que quedara ningún registro de ello.
Mientras tanto, ni la entidad ni el propio equipo del cliente sabían nunca en qué punto se encontraba cada expediente.
Construimos un portal propio donde la entidad inicia y sigue el trámite, conectado con el gestor documental interno del cliente. El acceso se realiza con la misma cuenta de Microsoft del cliente, sin contraseñas gestionadas a mano.
Cada cambio de documento o de estado queda registrado con comentarios dentro de la misma plataforma, y cada uno ve solo lo que le corresponde.
La migración se hizo entidad por entidad, no de golpe, para que ningún trámite en curso quedara a medias. Las primeras entidades entraron con dudas, la plataforma iba lenta, pero una vez resuelto el rendimiento la cosa cambió.
Hoy cada entidad sigue su trámite dentro de la misma plataforma, sin llamadas ni correos perdidos por el camino, y sabe en todo momento en qué punto se encuentra el expediente.
Un entorno conectado a SharePoint no aguanta cualquier volumen de peticiones por defecto. Lo aprendimos cuando la sincronización de datos saturó toda la plataforma y la web se ralentizó para las entidades que trabajaban en ella.
Desde entonces, separamos siempre la parte que ve el usuario de la que sincroniza por detrás, para que un pico de trabajo en un lado no afecte la experiencia del otro.
El cliente es una empresa con presencia en ocho países, pero toda la plantilla trabajaba con una única intranet general, en un solo idioma, hecha con los módulos estándar de SharePoint.
Nadie podía saber fácilmente quién era quién en el resto de países, ni a qué equipo pertenecía un compañero o a quién reportaba, porque no había ningún directorio real de la organización.
Creamos una intranet diferente para cada país, cada una en su idioma. En el centro pusimos un directorio de empleados dinámico, conectado con Microsoft Graph, donde cada persona tiene una ficha con su equipo, responsable, teléfono y ciudad, que se actualiza sola a medida que cambia el organigrama.
También añadimos un sistema de comunicaciones masivas desde el mismo portal, con mensajes segmentados por país, ciudad u oficina.
Hoy más de 1.000 personas repartidas en ocho países pueden encontrar en segundos quién es quién en la empresa, a qué equipo pertenece y a quién reporta, todo desde una intranet en su propio idioma.
El directorio, que antes no existía, se mantiene solo a medida que cambia el organigrama, sin que nadie tenga que actualizarlo a mano.
Conectar un directorio dinámico a los datos reales de cada persona (equipo, responsable, ciudad) no es hacer un listado, es sincronizar bien la información para que cada empleado vea exactamente lo que le corresponde y nada más.
Fue la parte que más trabajo dio de todo el proyecto, y donde más cuidado tuvimos que poner para que no se mezclaran datos entre personas ni entre países.